Como blindarte contra las demandas en la construcción
Si has trabajado como encargado de obra sabes, que el lidiar con el papeleo es una de las mas grandes molestias de cualquier proyecto de construcción. Además de las propuestas de licitación y de los contratos más importantes, hay pilas y pilas de papeles de informes diarios que abarcan desde las minutas de las reuniones de seguridad hasta inventarios del almacén, reportes de los sub-contratistas, propuestas de proveedores y la lista puede llegar a ser interminable. Así de tedioso como puede ser manejar estos informes diarios, todo este papeleo es muy importante. Ayuda a mantener los proyectos a tiempo, asegura el suministro continuo de los materiales de construcción y el flujo de la mano de obra constante, además esta temible montaña de papeles puede actuar como documentos legales importantes en caso de disputas y demandas.
Por desgracia las demandas legales en la industria de la construcción, se han vuelto demasiado común, llegando a ser el pan nuestro de cada día de las constructoras. ( ver articulo Diario Libre) Estos pleitos en el sector de la construcción a menudo colocan a los contratistas en el papel del demandante y del demandado. En ambos casos, la mejor manera de triunfar o defenderse para una empresa en los juicios es tener una documentación abundante y detallada. Pero mientras que es mejor el muy conocido dicho “para que falte que sobre” en el tema de la emisión y control de documentos relacionados con el proyecto, hay cierta documentación que es absolutamente vital para llevar a los tribunales.
Propuestas de licitación y documentos relacionados
Aunque no son vinculantes como en el sentido de un contrato, los documentos de licitación son un indicador importante de las intenciones y expectativas de las partes participantes ( contratista-cliente). Las propuestas de licitación presentadas por los contratistas deben ser muy completas e incluir la orientación sobre cómo todo, desde las lluvias hasta los subcontratistas, puede tener un impacto en un proyecto y la oferta presentada.
Contratos
El contrato es probablemente el documento más importante en el litigio de construcción, especialmente cuando el contratista es el demandante. Como resultado, los contratistas NO deben firmar ningún contrato hasta que hayan sido completamente leídos y entendidos, con cláusulas amigables para los contratistas que provean protección contra el clima, fallas mayores de los proveedores, entre otros.
Reportes diarios
Ya sea que se le nombren como informes, registros, o notas, no se puede descartar la importancia de los reportes diarios, ya que esta información del informe es una crónica diaria de trabajo en una obra de construcción. Debido a toda la información importante que contienen estos informes, es esencial que estos cumplan al mínimo con estos requerimientos :
Presentarse a su debido tiempo, cumpliendo con todos los plazos establecidos
Deben estar documentados de forma legible y en formularios y/o formatos aprobados
Se retienen desde el inicio del proyecto hasta al menos 3-5 años después de su finalización
Hasta hace poco tiempo, la documentación total de este reporte significaba transcribir notas manuscritas en una forma mecanografiada, transportar y almacenar estos informes entre oficinas. Esto a menudo resultaba en documentos perdidos y dañados. Afortunadamente, existen herramientas en la actualidad para la gestión de documentos de proyectos de la construcción y brindan comodidades de utilizar dispositivos móviles como smartphones y tabletas.
Ya sea como demandante o como demandado, el mejor aliado de una constructora en los tribunales es información cuidadosamente documentada y guardada, especialmente los reportes diarios .
Con la implementación de buenas prácticas y la ayuda de herramientas como software de gestión de documentos, las empresas de construcción pueden aumentar las probabilidades de ser ganadores, independientemente del caso en litigio.
Cuéntame como documentas el día a día en tus construcciones?. Si te pareció interesante este articulo te invito a compartirlo en tus redes, Suscribrete en nuestro newsletter
