Usas MS Excel en Estimación de Costos?
Aquí hay 6 razones por las que no deberías
En el mundo del software, casi no hay ninguna herramienta que sea más odiada y amada al mismo tiempo que Excel. Algunos piensan que es magnífico debido a sus funcionalidades, otros lo desprecian por la misma razón. La mayoría estará de acuerdo en que es fácil de aprender pero difícil de dominar. En este blog, no voy a tomar partido. Sólo voy a señalar por qué no debe utilizar Excel para estimar los costos del proyecto. Por supuesto, Excel tiene una serie de ventajas directas.
Es fácilmente disponible en cada empresa y casi todo el mundo tiene un conocimiento básico sobre cómo trabajar con él. También permite una configuración completamente personalizada para adaptarse a las necesidades de la persona que trabajara con él.
Pequeños errores pueden causar grandes problemas
Aunque su flexibilidad ilimitada puede considerarse una ventaja, la forma en que se configura Excel puede llevar a un pequeño error
tipográfico en una fórmula anidada en algún lugar de la vigésima hoja que tenga un impacto importante en el resultado final de su estimación de costos. No hay una comprobación fácil de errores o equivocaciones, y arreglar algo es difícil cuando no
sabes dónde buscar. El uso de software especializado para costos y presupuesto como Presto, Opus, Arquimedes, reduce el riesgo de errores dramáticamente mediante el uso de modelos de costos y cálculos predefinidos. Además, si introduce accidentalmente algunas cifras incorrectas, la herramienta de generación de informes junto con estructuras de desglose de costes y niveles de costes jerárquicos le permitirá restaurar rápidamente el error.
Automatización
El interminable impulso por la eficiencia y la reducción de los costos nos lleva a buscar la automatización de tareas en todos los niveles de la organización, incluyendo la estimación de costos. Desafortunadamente, Excel carece de la capacidad de importar, por ejemplo, hojas de cálculos para extracción de material en una estimación existente, sin el uso de grandes bases de datos, lo que ralentiza drásticamente el proceso de armar un presupuesto, especialmente si la el estilo y redacción de esas hojas no es exactamente como se esperaba.
¿Qué te parece un informe con la cantidad de materiales, mano de obras y equipo que usaras en tu proyecto?
¿O qué tal una relación 80/20 de las partidas más significativas de tu presupuesto?
¿Que tiempo te llevaria saber estos datos de tu proyecto???
Claro, existe Visual Basic for Applications (VBA). Pero admitámoslo cuantos de nosotros se embarcarían en la programación y desarrollo de una aplicación que automatice estas tareas, aun teniendo las habilidades informáticas necesarias para tales fines. Por suerte, hay sistemas de software que si soportan este tipo de automatización.
Tendrás que aprender de la experiencia
Lo que quiero decir con eso, es que ningún proyecto es independiente. Más bien, probablemente (y con suerte!!) tendrás varios proyectos dentro de tu empresa cada año. Tus estimadores de costos o tu , siempre tendrán que aprender de los proyectos anteriores, lo que garantiza una eficiencia cada vez mayor y la precisión de sus estimaciones. Pero, ¿cómo implementar ese ciclo de aprendizaje en una estimación basada en Excel? Con excepción de la tradicional y simple comparación colocando dos hojas de Excel una al lado de la otra : este programa NO le brinda más opciones.
No hay comparaciones entre lo presupuestado y ejecutado, partida por partida, inclusive en cada analisis unitario, ni evaluación de valor ganado o cualquier otro análisis que va más allá de lo obvio. Por lo tanto, mejor asegurate de usar un software que te permita analizar los proyectos anteriores y poner en práctica los conocimientos adquiridos en el próximo proyecto, y no desperdiciar las experiencias pasadas.
Bueno, hasta ahora tenemos muchos argumentos para pensar, así que voy a guardar las otras 3 razones principales para no utilizar Excel para estimar los costos del proyecto para la próxima semana.
¿No puedes esperar tanto tiempo y sientes curiosidad acerca de cómo implementar un software dedicado a la estimación de costos puede ser ventajoso para su organización? No dude en ponerse en contacto con nosotros . CONTACTO
