Gestión de Costos explicado en 4 pasos
La gestión de costos se refiere al proceso de planificación y control del presupuesto de un proyecto o negocio. Incluye actividades tales como planificar, estimar, presupuestar, financiar, localizar fondos, administrar y controlar costos para que el proyecto pueda ser completado dentro del presupuesto aprobado. La gestión de
costes cubre todo el ciclo de vida de un proyecto, desde la fase de planificación inicial hasta la medición del rendimiento real de los costes y la finalización del proyecto. En este artículo se explican los diferentes pasos o procesos en la Gestión de costes del proyecto, de acuerdo con métodos como el PMBOOK.
Paso 1: Planificación de los recursos
En la fase inicial de un proyecto es necesario definir los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. Las estructura de descomposición del trabajo (EDT), (también conocida por su nombre en inglés Work Breakdown Structure o WBS), e informaciones histórica de proyectos semejantes se pueden utilizar para definir qué recursos físicos son necesarios. Puede pensar en el tiempo, el material, la mano de obra, el equipo, etc. requeridos. Una vez conocidos los tipos y cantidades de recursos, se pueden determinar los costos asociados.
Paso 2: Estimación de Costos
Se pueden aplicar varios métodos de estimación de costos para predecir cuánto costará realizar las actividades del proyecto. La elección del método de estimación depende del nivel de información disponible.
Una estimación análoga es decir por semejanzas, usando el costo real de proyectos similares anteriores, puede servir como base para estimar el proyecto actual. Otra opción es utilizar modelos paramétricos en los que las características del proyecto estén representadas matemáticamente. Las estimaciones se pueden afinar cuando se disponga de más información durante el curso de un proyecto. Con el tiempo, se obtiene una estimación detallada del coste unitario con una alta precisión. Las incertidumbres restantes en las estimaciones que probablemente resultarán en costos adicionales pueden ser cubiertas por el costo de la reserva (por ejemplo, usando escalamiento e imprevistos).
Paso 3: Presupuesto de costos
El método de estimación de costos anterior, junto con un cronograma de proyecto, contribuyen en la realización para el presupuesto de costos. El presupuesto ofrece una visión general de los costos periódicos y totales del proyecto. Las estimaciones de costos definen el costo de cada paquete de trabajo o actividad, mientras que el presupuesto asigna los costos durante el período en que se incurrirá en el gasto en si. Una línea de base de costos es un presupuesto aprobado por etapas que se utiliza como punto de partida para medir el progreso real del desempeño.
Paso 4: Control de costos
El control de costos se ocupa de medir las variaciones de la línea de base de costos y tomar medidas correctivas efectivas para lograr costos mínimos. Los procedimientos se aplican para controlar el gasto y rendimiento comparado con el avance de un proyecto. Todos los cambios en la línea de base del costo deben ser registrados y los costos totales finales esperados se pronostican continuamente. Cuando se dispone de información sobre costos reales, una parte importante del control de costos es explicar qué está causando la desviación de la línea de base del costo. Con base en este análisis, podría ser necesaria una acción correctiva para evitar los excesos de costos.
Las herramientas dedicadas de control de costos (Software como Presto, Primavera, MS Project) pueden ser valiosas para definir los procedimientos de control de costos, realizar un seguimiento , aprobar cambios y aplicarlos a los análisis. Además, la presentación de informes se puede mejorar y simplificar, lo que facilita la información de todos los interesados que participan en el proyecto.
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