Usas Excel para tus presupuestos?? 2/2

February 27, 2017

 

En mi post anterior ya he discutido algunos argumentos contra el uso de Excel para la estimación de costos del proyecto, a saber, el manejo de errores, la falta de automatización y habilidades limitadas de aprendizaje. En esta segunda parte, voy a presentar otras tres razones.

 

¿Te perdiste de la primera parte u olvidaste de qué se trataba? Refresca tu memoria.

Ver: Usas Excel para tus presupuestos 1/2

 

En primer lugar, sólo quiero recordarles que no soy de ninguna manera una antagonista de Excel. De lo contrario; lo uso para una amplia gama de aplicaciones y realmente disfruto de su simplicidad y flexibilidad. Simplemente no para la estimación de costos y su posterior control.

 

Nunca fue diseñado para manejar grandes cantidades de datos

 

 

¿Alguna vez has intentado ejecutar algunas fórmulas en una hoja de cálculo que contiene una cantidad masiva de datos? No importa qué tipo de super ordenador que está utilizando, Excel finalmente se ralentizará hasta el punto en el que viene con un aviso demasiado familiar: "Excel ha dejado de funcionar". Esto no es porque no está bien diseñado; simplemente nunca fue una herramienta de base de datos. Sin embargo, una vez que te das cuenta de que la creciente complejidad de los proyectos que tratamos de estimar hace que el número de componentes en una estimación promedio para superar decenas de miles de elementos, entenderás que vas a necesitar una herramienta dedicada que está diseñada con este desafío en mente.

 

Hacer un reporte no se puede tomar a la ligera

Claro, Excel se puede utilizar para la presentación de informes. Puedes dibujar algunos gráficos y diagramas con características estéticas a veces sorprendentes. ¿Pero cuántas horas has gastado en el aspecto de una hoja de cálculo, y luego tienes que hacerlo todo de nuevo para la siguiente? Entonces cuando tienes grandes cantidades de datos, no quieres pasar muchas horas en un informe que tendrás que ajustar cada vez que los datos se actualicen ( y sabemos cuántas veces puede el ing. en obra puede llamarnos a decir falto X o Y ). Seamos honestos, un gráfico de tarta o de barras podría brindarnos de forma eficiente los resultados del reporte que estemos elaborando. No sólo se beneficiará el analista de presupuestos,  de una solución de software que simplifica los informes y le ahorra mucho tiempo, también se beneficiarán  los gerentes que tienen que tomar decisiones basadas en estos informes.

 

Por lo general nunca trabajarás solo

Como solución única para proyectos pequeños, Excel podría funcionar muy bien. Sin embargo, casi nunca ejecutas un proyecto a la vez. Y todos sabemos lo difícil que puede ser compartir un documento y realizar un seguimiento de todos los cambios.  Los softwares dedicados para la estimación de costos como los mencionados en la semana pasada, se han construido con el trabajo en equipo en mente. No sólo te permiten compartir localmente a tu equipo de trabajo y a todos los demás departamentos incumbentes de la empresa, sino que también incorporan en su gran mayoría, herramientas de flujo de trabajo que ayudan a automatizar el control de versiones. Así como también crea accesos y restricciones a cada usuario según el nivel de entrada que decida darle a cualquier persona con la cual estés trabajando. Imagine las consecuencias del acceso no autorizado a sus cálculos.

 

¿Sigues usando Excel para estimar y controlar los costos de tus proyectos y tienes curiosidad por saber cómo la implementación de alguno de estos software puede ser ventajosa para tu empresa? No dudes en ponerse en contacto

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